Política de Privacidad

Sign HUB

Última actualización: 4 de mayo de 2026

De conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), se informa al usuario del tratamiento de sus datos personales en la Plataforma Sign HUB.

1. Responsable del tratamiento

2. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales del usuario con las siguientes finalidades concretas:

1. Gestionar el proceso de firma electrónica del documento que se le ha enviado, lo que incluye verificar su identidad mediante código de un solo uso (OTP) por email, recoger su firma manuscrita digitalizada y aplicar el sello electrónico al documento.
2. Generar la evidencia de trazabilidad que acredita la firma realizada (identidad declarada, dirección IP, fecha y hora, hash SHA-256 del documento, consentimientos aceptados).
3. Enviar al usuario una copia del documento firmado y del certificado de evidencia.
4. Conservar el documento firmado y la evidencia durante un mínimo de 5 años como prueba en caso de disputa, conforme a nuestra propia política de retención.
5. Atender solicitudes de ejercicio de derechos que el usuario nos dirija.

3. Datos tratados

• Identificativos: nombre y apellidos, DNI/NIF (si lo facilita), email.
• Firma manuscrita digitalizada (imagen).
• Datos de conexión: dirección IP, fecha y hora, user-agent del navegador.
• Hash criptográfico del documento (SHA-256).
• Aceptaciones del usuario (privacidad, cookies, términos de firma) con sello temporal.

4. Base jurídica

El tratamiento se basa en:

• Consentimiento del interesado (Art. 6.1.a RGPD), que el usuario otorga de manera expresa antes de firmar el documento.
• Ejecución de un contrato o medidas precontractuales (Art. 6.1.b RGPD), cuando la firma del documento forma parte de una relación contractual con el cliente que ha enviado el documento.
• Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD) en conservar la evidencia electrónica durante un mínimo de 5 años, para poder defendernos frente a reclamaciones relacionadas con la firma realizada (art. 17.3.e RGPD), plazo alineado con la prescripción de las acciones personales (art. 1964 del Código Civil, 5 años).
• Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD) en garantizar la seguridad de la Plataforma y prevenir el fraude.

5. Plazos de conservación

• Documento firmado y certificado de evidencia: mínimo 5 años desde la firma, almacenados con bloqueo de objeto (WORM) (S3 Object Lock COMPLIANCE), cuando el almacenamiento contratado lo soporta, en infraestructura dentro de la Unión Europea.
• Datos de tramitación: durante el tiempo necesario para gestionar la firma y atender eventuales reclamaciones (mínimo 5 años).
• Cookies técnicas: según se indica en la Política de Cookies.

6. Destinatarios y transferencias internacionales

Los datos podrán ser comunicados a:

• El cliente que envió el documento a firma (responsable del tratamiento de su propia relación contractual con el firmante), que recibe el documento firmado y la evidencia.
• Encargados de tratamiento contratados por HUB Consultores para la prestación del servicio: proveedor de almacenamiento cloud (en Unión Europea), proveedor de SMTP para envío de emails, prestador de servicios de confianza para sellado electrónico cualificado, prestador de servicios de Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) y plataforma CRM (Bitrix24) cuando aplique.
• Autoridades públicas cuando exista obligación legal.

No se realizan transferencias internacionales de datos a países sin nivel adecuado de protección.

7. Derechos del interesado

El usuario puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos remitiendo su solicitud, acompañada de copia de un documento identificativo, a [email protected]:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación de datos inexactos.
• Supresión («derecho al olvido»), salvo respecto a la evidencia de firma cuya conservación es legalmente exigible durante el plazo mínimo indicado.
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad de los datos.
• Oposición al tratamiento.
• Revocación del consentimiento (sin efectos retroactivos sobre las firmas ya realizadas).
• Reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

8. Medidas de seguridad

HUB Consultores aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al nivel de riesgo, entre las que se incluyen:

• Cifrado en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo (AES-256 + Fernet) de datos sensibles.
• Almacenamiento WORM (Write-Once-Read-Many) con bloqueo de objeto durante el plazo de retención, cuando el almacenamiento contratado lo soporta.
• Doble autenticación del firmante mediante OTP por email.
• Registro de auditoría de accesos y operaciones críticas.
• Limitación de acceso al personal estrictamente necesario.

9. Decisiones automatizadas

No se realizan decisiones individualizadas automatizadas ni elaboración de perfiles con los datos del firmante.