Sign HUB — Política de Privacidad de la Aplicación

Versión 1.0 — en vigor desde el 19 de agosto de 2026

Aplicación	Sign HUB — firma electrónica para Bitrix24
Responsable / encargado	HUB DESPACHOS Y PYMES, S.L. (CIF B76816875)
Domicilio social	Avenida Benito Pérez Armas, 2 - PTL 2,6 B, Santa Cruz de Tenerife, España
Contacto de protección de datos	[email protected]
Entrada en vigor	19 de agosto de 2026
Versión	1.0

1. Alcance de esta política

Esta política explica qué datos trata la aplicación Sign HUB en su cuenta de Bitrix24, con qué finalidad, dónde van y cuánto tiempo se conservan.

Cubre la aplicación, no el sitio web corporativo de HUB Consultores. El tratamiento de los datos del firmante final se describe en la Política de Privacidad de la Plataforma, y la licencia de uso de la aplicación se rige por el Contrato de Licencia de Usuario Final.

2. Quién es quién

Aplicación	Sign HUB
Proveedor	HUB DESPACHOS Y PYMES, S.L. (CIF B76816875), Avenida Benito Pérez Armas, 2 - PTL 2,6 B, Santa Cruz de Tenerife, España
Contacto	[email protected]
Bitrix24	Plataforma sobre la que se ejecuta la aplicación. No es el proveedor de la aplicación.

3. Roles conforme al RGPD

El rol se determina finalidad por finalidad:

Datos de su CRM. Usted es el responsable; HUB Consultores actúa como su encargado del tratamiento y sigue sus instrucciones (Art. 28 RGPD, véase el Contrato de Encargo de Tratamiento).
Evidencias de firma. Su conservación responde a la política propia de HUB Consultores y no la decide usted; para ese tratamiento concreto HUB Consultores actúa como responsable. Estas evidencias quedan expresamente excluidas del alcance del Contrato de Encargo, y es la razón por la que desinstalar no las borra.

4. Bases jurídicas

Operar la aplicación en su cuenta	Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD): el Contrato de Licencia de Usuario Final que acepta al instalar.
Tratar los datos de su CRM	Su propia base jurídica como responsable. HUB Consultores solo los trata siguiendo sus instrucciones.
Conservar las evidencias de firma	Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD) en poder acreditar la firma y defenderse frente a reclamaciones, alineado con el plazo de prescripción de cinco años de las acciones personales (Art. 1964 del Código Civil) y con el Art. 17.3.e RGPD.

La conservación de evidencias no se presenta como obligación legal: ninguna norma impone ese plazo a un prestador de servicios de confianza no cualificado. Al ser interés legítimo la base, usted conserva el derecho de oposición descrito en la sección 13, y puede solicitar el test de ponderación en el que se apoya.

5. Permisos solicitados y para qué

CRM	Leer la ficha y el PDF adjunto, y devolver el resultado.
Procesos de negocio	Ofrecer las automatizaciones y disparadores de envío y firma.
Incrustación	Mostrar la pestaña de la aplicación dentro de la ficha.
Usuarios (básico)	Leer el nombre del empleado que envía el documento, para que figure como remitente del email.
Configuración de campos personalizados	Crear el proceso inteligente y el campo de archivo donde se archivan los documentos firmados, a petición del administrador.
Notificaciones	Avisar a la persona que usted elija cuando se completa una firma.

La aplicación no accede a los campos personalizados del perfil de usuario, ni a telefonía, tareas, calendarios, disco o correo.

6. Qué lee la aplicación de Bitrix24

La ficha desde la que se envía el documento (contacto, compañía, negociación o elemento de proceso inteligente).
El PDF a firmar, adjunto a esa ficha.
Nombre y email del contacto destinatario.
Nombre del empleado responsable de la ficha.

7. Qué escribe la aplicación en Bitrix24

Entradas en el historial y el PDF firmado como adjunto.
Elementos en el proceso inteligente de archivo de firmas, si está activado.
El proceso inteligente y su campo de archivo, creados una sola vez a petición del administrador.
Notificaciones a la persona configurada para recibirlas.

8. Qué se almacena fuera de Bitrix24

Para prestar el servicio de firma y preservar su valor probatorio:

PDF firmado y su certificado de trazabilidad, en almacenamiento cifrado con protección de inmutabilidad (WORM) cuando el almacenamiento lo soporta.
Datos del firmante: nombre, documento de identidad declarado, email, dirección IP, user-agent del navegador, hash del documento y consentimientos prestados.
Credenciales de acceso (tokens OAuth) a su cuenta.
Su configuración: marca, plantillas de email y preferencias.

9. Conservación

Los documentos y sus evidencias se conservan un mínimo de 5 años bajo protección de inmutabilidad (WORM) cuando el almacenamiento lo soporta, lo que impide su alteración o borrado durante ese plazo, incluso por parte de HUB Consultores. Las credenciales y la configuración se conservan mientras la aplicación siga instalada.

10. Subencargados

El envío de emails, el almacenamiento, los pagos y el sello cualificado se apoyan en proveedores terceros, listados con su finalidad, ubicación y garantías en Lista de Subencargados. Los cambios en esa lista se anuncian con 30 días de preaviso.

11. Transferencias internacionales

Los documentos, las evidencias y el sello cualificado se tratan dentro del EEE: el almacenamiento en la Unión Europea y el prestador cualificado de servicios de confianza en España.

El envío de emails transaccionales y el procesamiento de pagos de la suscripción se prestan desde Estados Unidos y se amparan en las Cláusulas Contractuales Tipo de 2021 junto con el Data Privacy Framework. La ubicación de la propia plataforma Bitrix24 depende de la región que usted haya contratado con Bitrix24. Cada proveedor, su ubicación y su garantía se detallan en Lista de Subencargados.

12. Qué ocurre al desinstalar

Siempre: se borran las credenciales de acceso a su cuenta. Bitrix24 revoca además los permisos de la aplicación, con lo que ya no puede leer ni escribir nada en su cuenta.
Si marca «Borrar los datos de la aplicación»: se borra también su configuración, incluido su certificado de firma.
Nunca: los documentos ya firmados y sus evidencias, por el motivo indicado en las secciones 3 y 4. Lo que la aplicación ya había escrito en su cuenta (entradas de historial, elementos de archivo) permanece en su cuenta, bajo su control.

13. Sus derechos

Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a [email protected]. Respondemos en el plazo de un mes, prorrogable por dos meses más cuando la solicitud sea compleja (Art. 12.3 RGPD).

La supresión no alcanza a las evidencias que sigan dentro del plazo de conservación de la sección 9: el Art. 17.3.e RGPD permite conservarlas para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En ese caso los datos quedan bloqueados, es decir, se conservan únicamente a disposición de jueces y autoridades y no se usan para ninguna otra finalidad.

Puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

14. Seguridad

Cifrado en tránsito y en reposo, almacenamiento inmutable (WORM) de las evidencias cuando el almacenamiento lo soporta, credenciales cifradas, verificación por código de un solo uso antes de firmar y acceso restringido al personal necesario para operar el servicio.

15. Cambios en esta política

Cada nueva versión se publica en esta misma dirección con su número de versión y su fecha de entrada en vigor, y se anuncia dentro de la aplicación. El historial de abajo recoge qué cambió.

16. Contacto

HUB DESPACHOS Y PYMES, S.L. — Avenida Benito Pérez Armas, 2 - PTL 2,6 B, Santa Cruz de Tenerife, España — [email protected]

Historial de versiones

1.0 — 19 de agosto de 2026

Primera versión específica de la Aplicación. Incorpora las bases jurídicas por finalidad, la sección de transferencias internacionales y el bloqueo de las evidencias ante una solicitud de supresión.